8 skridt til implementering af digital velfærdsteknologi

Ud over et solidt strategisk afsæt og mål med indsatsen er det nødvendigt at have en implementeringsplan, så man har overblik over de forskellige faser, man gennemgår i forbindelse med introduktionen af nye teknologier. Men hvilke faser er der egentlig tale om? Virksomheden Sekoia har samlet de otte faser, deres erfaring siger, alle organisationer gennemgår i en succesfuld implementering af digitale velfærdsteknologier:

Teknisk afklaring (1)

Da nye digitale værktøjer per natur inkluderer ny software, og til tider hardware, er det vigtigt for projektets succes, at det tekniske aspekt er på plads, før medarbejderne rigtigt involveres. Det kan eksempelvis være installering af netværk, krav til datasikkerhed og afklaring af andre tekniske spørgsmål.

Projektstart (2)

Når der er styr på gearet, er det nemmere at planlægge selve forløbet. Det vil sige at sætte en tidsramme for implementeringen, definere deltagere på alle niveauer i organisationen, samt afklare eventuelle praktiske spørgsmål. Denne proces involverer som udgangspunkt kun lederen af projektet og leverandøren af teknologien.

Ledelsesmøde (3)

Efter de umiddelbare deadlines er opstillet, er det tid til at involvere den lokale ledelse. Hvis et digitalt projekt skal lykkes, er det nødvendigt at have fuld support fra dem, der skal stå på ølkassen. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme og tydeliggøre ledernes rolle og udbytte i implementeringen. Hvis ledelsen ikke støtter helhjertet op om de nye arbejdsgange, hvordan kan medarbejderne så gøre det? Det er også i denne fase succeskriterierne for projektet defineres. Disse bliver gennem processen et vigtigt anker for ledelsen i at drive forandringerne sikkert i havn.

Kick-off (4)

Det er først i fjerde fase, at medarbejderne introduceres for deres nye digitale værktøj. I denne fase er det vigtigste aspekt at understrege de fordele, velfærdsteknologien vil have på medarbejderens hverdag. Kort sagt, hvad får de ud af at være med? Ydermere er det vigtigt at afsætte tid og ressourcer til at besvare de spørgsmål, medarbejderne måtte have om anvendelse af teknologien. Det primære fokus er således ”HVORFOR” denne ændring, og sekundært en kort intro til de funktionelle og praktiske følger; altså ”Hvordan”.

Superbrugere (5)

Ikke nok med, at alle medarbejdere bør føle sig trygge med de ventede forandringer. Det er også nødvendigt at uddanne ambassadører eller superbrugere for teknologien og de nye arbejdsgange. Det viser sig at have en positiv indflydelse på succesgraden af implementeringen. Når en gruppe af medarbejdere virkelig forstår og tror på forandringen, ligefrem er eksperter i at anvende løsningen, har det en sikker, afsmittende effekt på resten af kollegerne.

En typisk faldgrube for digitale løsninger er ofte, at ingen tager ansvar for det samlede projekt. Ved at skabe superbrugere sikrer du, at der vil være opbakning blandt medarbejderne, og derved får implementeringen de bedste odds for overlevelse – sammen med en dedikeret og fokuseret ledelse.

Superbrugerne på arbejde (6)

Det er én ting at modtage superbrugerundervisning. En anden er rent faktisk at benytte undervisningen i praksis. Ved at tillade superbrugerne at arbejde med teknologien, vil de langsomt blive fortrolige med den. Find et godt sted at starte, fx omkring noget mindre ’farligt’ som at oprette nye brugere, og giv så grønt lys til at øve, fejle og opbygge kompetencer. Jo hurtigere brugerne lærer at svømme, desto længere kommer de per svømmetag. Og de første resultater skaber mod på mere. Ligesom træning skaber ro i den foranderlige tid, der er i vente for organisationen.

Medarbejdertræning (7)

Det er ikke nok at have dedikerede superbrugere. Alle medarbejdere skal helst føle så motiverede og trygge som overhovedet muligt. Sørg for at bruge rigeligt med tid på ”Hvorfor”. Det er her, I sikrer retning og fællesskab i forhold til implementeringen. Mange projekter fejler, fordi medarbejderne ikke er overbeviste om de fordele, som velfærdsteknologien kan skabe. Medarbejderne er de primære brugere, så derfor må betydningen af denne fase ikke undervurderes. Med indflydelsesrige og kompetente superbrugere, forløber denne proces dog ofte gnidningsløst.

Go-Live (8)

Sørg for at markere den eller de dage, hvor det nye redskab tages i anvendelse. Der er opsamlet blod, sved og tårer undervejs i forløbet, som kulminerer på dagen, du går live med den nye teknologi. Det er enormt vigtigt at holde et vågent øje med, hvordan medarbejderne arbejder med teknologien – især hvis den har en stor indflydelse på deres hverdag. Det er vigtigt, man ikke anser implementeringen som ovre, bare fordi teknologien er sat fri. Det er vigtigt at monitorere og følge op på effekten af velfærdsteknologien. Her spiller ledelsen og superbrugerne en nøglerolle i at afstemme forventninger til målet og stikke rammer ud for korrekt praksis i de nye arbejdsgange.

Hvordan sikrer jeg, velfærdsteknologien bliver en succes?

Ved at være opmærksom på de forskellige faser i implementeringsperioden og hvor mange kræfter hver enkelt fase kræver, kan du give dit projekt de bedst mulige forudsætninger for at blive en succes. Det er dog mere end blot implementeringen, man skal være opmærksom på. Torben Iversen har skrevet et white paper om it-projekter, som fremhæver flere pointer og faldgruber. Det viser sig, at de fleste implementeringer i høj grad kan betragtes som et forandringsprojekt med radikale ændringer af en organisations arbejdsgange. Dette er netop en af grundende til, at vi anbefaler at bruge en rum tid på at tale med hele organisationen om ”hvorfor” forandringen pågår og hvad målet er. Det meste teknologi i dag er så brugervenligt, at ”hvordan” spiller en mindre rolle.

Vores erfaring er, at implementering af velfærdsteknologi er en øvelse i forandringsledelse, som kræver stærke indsatser på flere fronter, herunder:

• At skabe forståelse for målet
• At involvere alle interessenter så der arbejdes mod de samme mål
• At udforme og eksekvere en fast handlingsplan for implementeringen
• At skabe superbrugere blandt medarbejderne
• At allokere tid og ressourcer til opfølgning med medarbejderne

Især når der er tale om digitale teknologier, kan der være en vis form for berøringsangst over for det nye. Derfor er det afgørende at være opmærksom på, hvad der skal til for at skabe den bedst mulige implementering, med fokus på de forskellige brugere og personer.

Slutteligt bør man være opmærksom på at skabe next practice ud af best practice. Der opstår hurtigt ”quick fixes” og lokale vaner, som enten med fordel kan deles og spredes i organisationen, eller som i værste fald bør luges væk af superbrugere og ledere. Implementering er således ikke gjort med én proces og 8 trin, men er nærmere et mind-set og et eksistensvilkår i en foranderlig hverdag, hvor teknologierne er med til at styre og optimere driften af organisationenen og de komplekse arbejdsgange.

Læs mere om Sekoias måde at implementere på her.

Guiden er udarbejdet af Sekoia