Ballerup Kommunes Velfærdsteknologilaboratorium

”Vi vil gerne være i front med velfærdsteknologi.” Det var en af visionerne, da Ballerup Kommune i 2012 byggede et nyt, moderne plejecenter i Måløv med plejehjem, ældreboliger og bofællesskab for yngre udviklingshæmmede. Derfor har man i Ballerup Kommune udviklet et koncept for et velfærdsteknologilaboratorium. Laboratoriet tilbyder fire forskellige ydelser til private virksomheder, der allerede er i gang med eller gerne vil udvikle produkter til ældre- og handicapområdet.

Dagligt oplever kommunens plejepersonale mangler og begrænsninger i de hjælpemidler, de bruger i deres service til borgerne. Bleer, støttestrømper, betjeningspaneler osv. kan med små greb blive bedre, ‘hvis bare nogen havde spurgt os’, som flere medarbejdere formulerer det. Kommunen har derfor længe gerne villet stille sin ekspertise til rådighed for private virksomheder. Et tilbud om brugerinddragelse, som virksomhederne kan få stor gavn af – både til at udvikle produkter og til at lære det kommunale marked bedre at kende. Men hvordan etableres et samarbejde?

Koncept: Velfærdsteknologilaboratorium

Ballerup Kommune indgik et samarbejde med OPI-Lab for at blive mere specifikke omkring, hvordan man kunne realisere visionen og udvikle et samarbejde med private virksomheder. Det blev startskuddet til et koncept for et velfærdsteknologilaboratorium for hele kommunen.

Projektgruppe etableres: Hvad kan vi tilbyde private virksomheder?

En projektgruppe med ledere fra kommunens ældre- og handicapenheder og udviklingskonsulenter på områderne blev nu etableret. Gruppen udviklede i fællesskab konceptet for Velfærdsteknologilaboratoriet. Konceptet blev fire velbeskrevne ydelser, som matcher virksomheders behov for kommunens særlige viden og kompetencer i forhold til, hvilket stadie deres produkter er i udviklingscyklussen. Undervejs inddrog projektgruppen virksomheder, som potentielt kunne være interesserede i at bruge kommunens ydelser. På den måde sikrede projektgruppen at ramme rigtigt i forhold til virksomhedernes behov for kommunens ekspertise i produktudviklingen.  Endvidere konsulterede gruppen jævnligt styregruppen, bestående af beslutningstagere på ældre-/handicapområdet, for at sikre konceptets relevans for kommunen.

De fire ydelser, som kommunen kan tilbyde private virksomheder på ældre- og handicapområdet, er:

Politikerne godkender – de fire ydelser testes af private virksomheder

Projektgruppen præsenterede nu konceptet med de fire ydelser for Ballerup Kommunes politiske niveau, som sagde ja til, at projektet kunne træde ind i næste fase, hvor konceptet skulle testes:

• Test af hver af de fire ydelser blandt private virksomheder med ældre-/handicapområdet som produktmålgruppe.
• Uddannelse af ledere og plejepersonale i kommunens ældre-/handicapenheder, der potentielt vil blive involveret i testen af ydelserne.

Projektet dannede nu en ny projektgruppe bestående af en leder fra hver af kommunens ældre- og handicapenheder.

Test af de fire ydelser hos private virksomheder

Hver af de fire ydelser blev nu testet blandt kommunens ældre-/handicapenheder af virksomheder, der målretter sig dette område. Testen skulle kvalificere konceptet, vurdere behovet for efteruddannelse af personale, samt bidrage til viden om, hvilken værdi Velfærdsteknologilaboratoriet kan skabe for både kommunen og virksomhederne.

Zealand Care var en af de virksomheder, der deltog i testen. Zealand Care udvikler QR-koder til hjælpemidler, så f.eks. en sosu-assistent ved at scanne QR-koden kan få en lille film frem på mobilen med bl.a. andet tips til, hvordan hjælpemidlet skal indstilles, hvordan man pakker det i bilen, passerer en kantsten, eller hvordan hjælpemidlet skal vedligeholdes.

”Kommunen er meget åben for dialog og innovation, og det var et meget kompetent hold, vi præsenterede for vores idé. Kommunens medarbejdere spillede ind med nogle yderligere ønsker til at forbedre produktet. Blandt andet drejede det sig om en chip, der kan fortælle, hvor hjælpemidlerne befinder sig på depotet. Det sparer tid og reducerer nyindkøb. Kommunen kunne også give os nogle vigtige nøgletal, så vi kunne danne os et indtryk af markedets struktur og potentielle omfang,” siger Zealand Cares administrerende direktør, Birgitte Dam Kræmmergaard, i et interview til Dansk Erhverv.

Uddannelse af ledere og plejepersonalet

Inden kommunens medarbejdere og de private virksomheder skulle stå ansigt til ansigt i testforløbet, valgte man at invitere de medarbejdere, der kunne blive involveret i testen af velfærdsteknologilaboratoriets fire ydelser, på en halv dags uddannelse med undervisere fra Metropol i bl.a. disse kompetencer:

• Rollen som ekspert i brugerbehov
• Baggrund og formål med at lave offentlig-privat samarbejde
• Planlægning af brugerinvolveringsforløb (gode råd)
• Interviewteknik
• Observationsmetoder
• Viden om objektivitet og fortrolighed
• Dataindsamling (kvantitative metoder).

Uddannelsesdagen gav både gode input til, hvad der skal til for, at Velfærdsteknologilaboratoriet kan skabe værdi for begge parter, men også indsigter omkring, hvad et sådant projekt gør for medarbejdertilfredsheden.

Videndeling sat i system

En stor gevinst ved OPI-projektet er al den interne videndeling, der pludselig skabes rum for, lyder feedbacken fra mange af kommunens medarbejdere.

”Innovationen i en kommune er ofte kendetegnet ved ‘hverdagsinnovation’. Det er den slags innovation, som sker som en mere eller mindre ubevidst del af f.eks. plejepersonalets daglige arbejde, fordi de handler ud fra de konstante forandringer, de er underlagt. Da innovationen sker som en naturlig del af deres arbejde, tænkes der ofte ikke i at dele nytænkningen og de værdifulde erfaringer, der kunne være af stor værdi for kollegaer andre steder i organisationen,” siger Sara Øllgaard.

OPI-projektet har som afledt effekt skabt øje for behovet for at videndele, og efterfølgende er følgende tiltag blevet gjort:

• Projektet stod for en halvdagsworkshop med temaet Hverdagsinnovation, velfærdsteknologi og videndeling. Eksterne eksperter fortalte om vigtigheden af brugerdrevet innovation. Ballerup Kommunes egen kommunikationsafdeling fortalte om værktøjer til videndeling internt i kommunen.
• Workshoppen mundede ud i en ’velfærdsbazar’ med boder i Rådhussalen. Her udstillede hver enhed hverdagsinnovationer: smarte processer, redskaber eller metoder og teknologier, de har taget til sig.
• Kommunen har etableret en elektronisk videndelingsportal med værktøjet Yammer.com. Her kan medarbejderne fremover dele deres erfaringer med de forskellige hjælpemidler og andre velfærdsprodukter.

Næste skridt: Ansættelse/allokering af en velfærdsteknologisk koordinator

Et velfærdsteknologilaboratorium er et afgørende bindeled for bedre produktudvikling. Det giver virksomheder mulighed for at komme i dialog med personalegrupper, der har indgående kendskab til brugerne, så virksomhederne kan udvikle salgbare kvalitetsprodukter målrettet brugernes behov:

• Private virksomheder får værdifuldt input til deres produktudvikling om deres brugere og lærer det offentlige marked bedre at kende.
• Kommunerne får bedre produkter til gavn for både medarbejdere og borgere.
• Processen gøder også en medarbejderkultur, der har borgerne og nytænkning i centrum, og hvor man ser værdi i at servicere virksomheden med specialviden – til alles bedste.

Hvis velfærdsteknologilaboratoriet skal blive en succes i Ballerup Kommune, skal virksomhederne have øjnene op for det uudnyttede potentiale i kommunerne. Derfor er det vigtigt, at kommunen kommunikerer tilbuddet til virksomhederne, mener Sara Øllgaard.