Din tjekliste til nøgleaktiviteter når du skal implementere

Som omtalt i de første artikler i denne artikelserie anbefales det, at man forud for implementeringen af en ny teknologi, får nedsat et tværfagligt implementeringsteam. Dette team har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen.

I denne artikel ser vi nærmere på centrale aktiviteter i forbindelse med implementeringen.

Aktiviteterne kan deles op i forhold til de forberedende aktiviteter, der skal foregå i det tværfaglige team, og de udførende aktiviteter, der skal foregå i den personalegruppe, der kommer til at arbejde med teknologien i det daglige.

I projektet  DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales det tværfaglige team som en Learning Innovation Unit (LIU).

Analyse af den nye teknologi

Det tværfaglige team skal sætte sig ordentligt ind i den nye teknologi:

• Er produktet solgt med støtte til selve implementeringen?
• Hvad er omfattet i kontrakten?
• Kan man forudse, om der bliver behov for en ekstra indsats?
• Har produktet en help desk funktion?
• Kommer produktet med nogen form for guidelines?
• Kan virksomheden også tilbyde træning af personalet?

Det tværfaglige team skal også sikre, at organisationens IT-infrastruktur er forberedt til den nye teknologi. Skal teknologien tilpasses organisationen, så skal det tværfaglige team sikre at tilpasningen har fundet sted før implementeringen påbegynder.

Analyse af arbejdsgange

Det tværfaglige team skal kortlægge, hvilke arbejdsgange, der bliver påvirket af introduktionen af den nye teknologi. De skal beskrive, hvordan arbejdsgangene ser ud efter implementeringen. Og de skal gennemgå og opdatere alle de instruktioner, der påvirkes af teknologiintroduktionen, så de passer til de arbejdsgange man får, efter implementeringen er fuldført.

Forandringsledelse og forventningsafstemning

Det helt afgørende for en succesfuld implementering er, at ledelsen tager ansvar for introduktionen af den nye teknologi. Det tværfaglige team skal sikre, at implementeringsprocessen er en prioritet for ledelsen, og at der er både administrativ og politisk opbakning.

Ligeledes skal teamet sikrer, at introduktionen af den nye teknologi bidrager til at eksekvere den overordnede strategi for organisationen, og at implementeringen passer ind i organisationens årshjul.

Det er vigtigt, at ledelsen ved hvor organisationen skal bevæge sig hen og leder i den retning. Ledelsen vil ofte være nødsaget til at acceptere et midlertidigt fald i produktivitet. Den skal derfor allokere det fornødne budget og ressourcer til at gennemføre implementeringen.

Implementeringsplan

Den tværfaglige gruppe sikrer, at der udarbejdes en detaljeret implementeringsplan for forandringsprojektet. Planen indeholder beskrivelse, tidslinje, roller og ansvar for alle delaktiviteter, inkl. træning af personalet. Implementeringsplanen bør også indeholde 1-2 tests før man ruller teknologien ud til fuld implementering.

Ligeledes bør implementeringsplanen indeholde monitorering 1-2 måneder efter, at teknologien er fuldt implementeret i driften. Dette for at undersøge om alt er gået som forventet. Hvis ikke – hvor er forskellene? Og hvordan skal de håndteres?

Afmystificering

Michael Rønde, direktør i konsulentvirksomheden Working Virtual, anbefaler, at man forud for implementeringen orienterer de sundhedsprofessionelle, der skal arbejde med den nye teknologi. De skal gøres  opmærksomme på, at en forandring vil finde sted, og at denne forandring er vigtig og relevant for organisationen og deres arbejde.

• Hvad handler den nye teknologi om?
• Hvad er det der skal ske?
• Hvordan kommer vores organisation og vores arbejdsprocesser se ud efter implementeringen?

Forandringskommunikation er vigtig. Og story telling er et godt kneb, når man skal  overbringe information om de fordele og ulemper, der følger med den nye teknologi.

On-boarding af teamet, der skal benytte teknologien i det daglige

Det er grundlæggende, at man forstår og tager udgangspunkt i de værdier og den kultur, der allerede eksister i det sundhedsfaglige team. Gennem hele implementeringen bør man have fokus på at få ”on-boardet” pragmatikerne. Det er vigtigt, at de anser den nye teknologi som god og fordelagtig. Fokus skal således hverken være på entusiasterne eller på konformisterne.

Der kan i en medarbejdergruppe være modstand mod forandring. Det er vigtigt, at man får identificeret opponenterne, og får dem til at forstå de muligheder, den nye teknologi skaber.

Sundhedsekspressen, som har mange års erfaring med at facilitere teknologiimplementeringsprocesser i kommuner og på hospitaler, anbefaler at man benytter metoden motivational interview.

 Hvordan skabes en bæredygtig kultur for sidemandsoplæring?

– Kompetenceudvikling skal ses som en del af gevinstrealiseringen, siger Flemming Nielsen fra Guide2Know, en virksomhed, der designer og leverer digitale læringsløsninger.

• Hvilken træning skal finde sted forud og under implementeringen?

De sundhedsprofessionelles IT-kompetencer varierer meget, og det er vigtigt, at alle, inklusive ledelsesniveauet, bliver trænet.

Man skal også definere et sidemandsoplærings- eller superbrugersystem, der sikrer, at alt nyt personale introduceres til teknologien – også efter at implementeringsprocessen er fuldført. Sidemandsoplæringen skal være robust og kunne holde til hyppige udskiftninger af personale på alle skiftehold.

Om man vælger at benytte superbrugere og ambassadører afhænger af træningsstrategien. Hensynet til den langsigtede bæredygtighed bør dog altid være i centrum. Overvej også, om teamet kan lære fra andre teams, der allerede har implementeret den samme teknologi med succes. Det kan være fysiske eller virtuelle besøg, ligesom superbrugere eller ambassadører kan sendes på besøg, som repræsentanter for teamet.

Som en vigtig del af læringskulturen, skal der skabes rum til, at teamet kan undersøge den nye teknologi.

• Hvordan virker alle funktionerne?

Skaber de muligheder for at benytte teknologien i nye sammenhænge som ikke allerede er forudset?

Hvordan får man ”support”? 

Når teknologien er implementeret, skal man som sundhedsprofessionel vide, hvor man kan få hjælp, når teknologien driller. Man skal føle sig helt sikker på, at man fortsat kan agere professionelt sammen med patienterne.

Andre aktiviteter og initiativer omkring implementering af teknologi

• OPIguiden består af værktøjer og cases: fra ide, udvikling, innovation til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.
• Netværket for implementering af videokonsultationer stiller skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af videokonsultationer.
• Det internationale projekt DISH sætter fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle, i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

Artiklen er del af en artikelserie på otte artikler, som sætter fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering af sundhedsteknologi.

1. Sådan forbereder du implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren
2. Sådan sikrer tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering
3. Din tjekliste til nøgleaktiviteter når du skal implementere
4. Involver nøglemedarbejdere i implementeringsprocessen
5. Har du tildelt de rigtige ressourcer til implementeringsprocessen?
6. Optagelse af ny teknologi – eksperternes tips
7. Multidisciplinært samarbejde er vejen til god implementering
8. Evaluering af implementeringsprocessen og organisering