• Kontakt
  • Tilmeld nyhedsbrev
  • Dansk Google EN
    Google translate
Dansk Google EN
Google translate

Har du tildelt de rigtige ressourcer til implementeringsprocessen?

Foto: Karolina Grabowska/Pexels

Har du fået afsat de rigtige ressourcer for at sikre en succesfuld implementering? Og hvordan og hvornår skal de inkluderes i implementeringsprocessen? Læs med i femte artikel af otte – her om de ressourcer der skal tildeles en implementeringsproces.

Når der skal implementeres en ny teknologi, anbefales det, at der nedsættes et tværfagligt implementeringsteam. Teamet har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen. I denne artikel ser vi nærmere på de overvejelser det tværfaglige implementeringsteam bør gøre sig, når det stiller skarpt på de ressourcer, der skal tildeles en implementeringsproces.

I projektet DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales det tværfaglige team også som en Learning Innovation Unit (LIU).

Kompetencebehov?

Det tværfaglige implementeringsteam skal tage stilling til, hvilke kompetencer der er behov for med hensyn til produkt, help-desk og implementeringsprocessen.

  • Findes kompetencerne i huset?
  • Tilbyder leverandøren den service der er behov for?
  • Eller bliver det nødvendigt at hyre eksterne konsulenter?

Budget

Der vil som regel ligge et ramme-budget som en del af godkendelsen af indkøb og implementering af en ny teknologi. Denne ramme skal udmøntes i et detaljeret budget, som hænger nøje sammen med aktiviteterne i implementeringsplanen.

Budgettet omfatter de aktiviteter som udføres af eksterne, det tværfaglige implementeringsteam og den personalegruppe der skal arbejde med den ny teknologi. Budgettet specificerer både omkostninger og de timer medarbejderne skal bruge til at udføre de beskrevne aktiviteter.

På baggrund af det detaljerede budget skal det være muligt for hver enkelt medarbejder at vide, hvor mange timer de har til rådighed til at udføre de planlagte aktiviteter i forbindelse med implementeringen. Den tværfaglige gruppe har til ansvar at sikre at det detaljerede budget hænger sammen med implementeringsplanen – og at det har ledelsens accept.

Logistiske behov

Der skal lægges en plan for de logistiske behov der opstår i forbindelse med implementeringen. Dette omfatter små-indkøb så vel som booking af mødefaciliteter, træning og lignende. Det er i denne sammenhæng også vigtigt at sikre, at der findes et budget som omfatter en help-desk funktion, og at dette budget tager højde for ekstra bemanding i de forventede spidsbelastningsperioder.

Det tværfaglige team skal tage stilling til en detaljeret implementeringsplan for forandringsprojektet som indeholder beskrivelse, tidslinje, roller og ansvar for alle delaktiviteter inkl. træning af personalet. Implementeringsplanen bør også indeholde 1-2 tests før man ruller ud til fuld implementering.

Ligeledes bør implementeringsplanen indeholde monitorering 1-2 måneder efter teknologien er fuldt implementeret i driften for at undersøge om alt er gået som forventet. Hvis ikke – hvor er forskellen? Og hvordan skal det håndteres?

Fortsat gevinstrealisering

Det tværfaglige team skal tage stilling til, hvordan man sikrer fortsat gevinstrealisering efter afsluttet implementering. Dette hænger nøje sammen med den struktur man har etableret for at sikre bæredygtig kapacitetsopbygning.

  • Hvem har rollen med at undersøge om man kan udvide brugen af teknologien på andre arbejdsområder?
  • Hvem opsamler ideer fra kollegaer?
  • Hvordan får de afleveret nye ideer til organisationen?
  • Er der afsat timer til denne opgave?

Med andre ord – findes der et budget for at sikre et fokus på fortsat gevinstrealisering?

Forandringskommunikation

Der skal forberedes passende kommunikation til personalet som omfatter ledelsens forventning om tidsforbrug, omkostninger, og forventet tab af effektivitet. Det personale, der berøres af implementeringen og den nye teknologi, skal forsikres om, at ledelsen ved at de skal bruge tid på oplæring og selve implementeringsprocessen og at ledelsen deraf forventer et effektivitetstab i implementeringsperioden.

– Den største udfordring i forbindelse med implementeringsprocessen er den ledelsesmæssige forankring, siger Morten Hoff, chefkonsulent i Syddansk Sundhedsinnovation.

Morten Hoff har mange års erfaring med implementering af sundheds- og velfærdsteknologi fra flere kommuner og fra regionen. Teknologiimplementeringen skal være en prioritet og hænge sammen med organisationens strategi. Der skal være et budget og det skal ligge i organisationens årshjul. Med andre ord skal der være politisk og administrativt ejerskab.

På Syddansk Sundhedsinnovation arbejder man med et gevinstrealiseringsdiagram, hvor man bl.a. forudsætter, at alle dele af ledelsen accepterer en naturlig nedgang i effektivitet under implementeringen.

Denne anskuelse bakkes op af Flemming Nielsen fra Guide2Know, en virksomhed, der designer og leverer digitale læringsløsninger.

– Ledelsen skal have gennemtænkt hele implementeringsforløbet og sørge for at afsætte de fornødne ressourcer før de igangsætter kapacitetsopbygning og implementeringsprocessen, siger Flemming Nielsen.


Andre aktiviteter og initiativer omkring implementering af teknologi

  • OPIguiden består af værktøjer og cases: fra ide, udvikling, innovation til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.
  • Netværket for implementering af videokonsultationer stiller skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af videokonsultationer.
  • Det internationale projekt DISH sætter fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle, i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

Artiklen er del af en artikelserie på otte artikler, som sætter fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering af sundhedsteknologi.

  1. Sådan forbereder du implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren
  2. Sådan sikrer tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering
  3. Din tjekliste til nøgleaktiviteter når du skal implementere
  4. Involver nøglemedarbejdere i implementeringsprocessen
  5. Har du tildelt de rigtige ressourcer til implementeringsprocessen?
  6. Optagelse af ny teknologi – eksperternes tips
  7. Multidisciplinært samarbejde er vejen til god implementering
  8. Evaluering af implementeringsprocessen og organisering

 

 

For mere information

Programleder – internationalisering

Karen Lindegaard

Danish Life Science Cluster
Internationalt samarbejde
HUB Syddanmark
+45 2461 1931