Sådan sikrer tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering

Hvorfor skal sundhedspersonale bruge deres værdifulde tid på at samarbejde i et tværfagligt team?

Forud for implementering af en given teknologi bør der nedsættes et tværfagligt implementeringsteam. Teamet har til opgave at forberede, følge og lede implementeringsprocessen i organisationen.

I projektet DISH (Digital & Innovation Skills Helix in Health) omtales dette tværfaglige team som en Learning Innovation Unit (LIU). Det er en vigtig grundforudsætning, at deltagerne i de tværfaglige teams på forhånd ved, hvordan de forventes at engagere sig i arbejdet i LIU, og hvordan LIU bidrager til en vellykket implementeringsproces.

Teamet skal indledningsvis skabe en fælles vision for, hvordan organisationen ser ud efter en succesfuld implementering. Derpå skal det afklares, hvilken rolle LIU skal have under selve implementeringen. Og endelig skal LIU i fællesskab definere succeskriterierne for det tværfaglige samarbejde og dets rolle i implementeringsprocessen.

Teknologileverandøren (virksomheden) er en del af LIU

To ting er vigtige! Der skal i LIU befinde sig en repræsentant fra en virksomhed, og der skal særligt være fokus på den rolle virksomheden har – både som produktekspert og forhold til proces og teknologi.

Vigtige spørgsmål:

• Hvordan får virksomheden adgang til personalets observationer vedrørende en teknologis funktionalitet og/eller deres refleksioner over ”tilstødende” behov?
• Hvorfor er det vigtigt?

The Golden Why

Herefter sætter LIU fokus på teknologien – og hvilke udfordringer det er, teknologien skal bidrage til at løse. Normalt er dette defineret i den businesscase, der ligger til grund for beslutningen om indkøb af teknologien. Men LIU skal også holde fokus på ”The Golden Why”.

Vigtige spørgsmål:

• Hvorfor implementerer vi denne teknologi?
• Hvordan sørger vi løbende for, at teknologien skaber de forventede fordele og den forventede værdi?

Virksomheden Sekoia sælger implementering og gevinstrealisering som en integreret del af deres teknologiske værditilbud. Tidligere implementeringsspecialist i Sekoia, Thea Boje Windfeldt, understreger, at The Golden Why er ”helt central i Sekoias arbejde med implementering”. Det er vigtigt at fastholde ledelsens refleksion over, hvorfor de har købt teknologien, hvilke effekter de stiler efter at opnå, og hvilke mål de har.

Beskriv de arbejdsgange, der påvirkes eller forandres af teknologien

Ideelt set er arbejdsgangene beskrevet på forhånd i business casen for teknologien, men LIU skal med sin tværfaglige ekspertise nøje præcisere de arbejdsgange og processer, teknologien vil påvirke.

Vigtige spørgsmål:

• Hvordan forventes forandringerne at påvirke behovet for ledelse?
• Her skal LIU nøje præcisere, hvordan de fremtidige arbejdsgange og processer bør ledes.

Identificer personalegrupper og behov for kompetenceudvikling

I denne proces er det vigtigt, ikke kun at tænke på personalegrupper, men også på dag-, aften- og natteskift, da teknologien kan påvirke disse skift forskelligt. LUI arbejder med en analyse for hver personalegruppe. Udgangspunktet er at finde de motivationsfaktorer, der kan føre til øget engagementet for de forskellige faggrupper.

Vigtige spørgsmål:

• Hvordan kan deres roller i de “nye” arbejdsgange gøres attraktive?
• Hvilken form for on-the-job træning, der er behov for?

– Det tværfaglige arbejde i LIU kan danne basis for involvering af såvel ledere som medarbejdere i processen med at opnå viden om, kendskab til og kompetencer i anvendelsen af de teknologier, der skal trænes i. LIU-konceptet kan rent praktisk tages i anvendelse som forberedelse til træningen og til opfølgning på træningen, så man sikrer at man når de læringsmål, der er sat for træningen og de kompetencer der ønskes gennem træningen, udtaler Trine Ungerman Fredskild, chefkonsulent på Forskningshuset, Sygehus Sønderjylland.

I projektet digiS har man haft fokus på de digitale kompetencer i et sundhedsvæsen tæt på borgeren.  Projektet har produceret seks online forløb, der kan gennemføres individuelt, men er særligt egnede til at understøtte en fælles refleksion og videnudvikling i den praksis, hvor ny teknologi implementeres som del af den sundhedsfaglige opgave.

Projektets partnere tæller blandt andre Region Midt, Aarhus Universitet, Sekoia, Evondos, Systematic og VIA University College.

I forhold til træning er det også vigtigt at fastholde fokus på motivation. Hvordan sikrer man anerkendelse af nye færdigheder? Og hvordan kan on-the- job træning og brug af ny teknologi blive en motivationsfaktor, som der kan konverteres til kompetence i en karriere kontekst?

– At få anerkendt sine sundhedsteknologiske kompetencer kan være betydningsfuldt på flere måder. Dels ligger der i anerkendelsesprocessen en synliggørelse af, hvad man faktisk kan, og som man derfor kan bygge videre på. Dels er det sådan, at man med dokumentation for sine kompetencer har mulighed for at sætte dem i spil,. F.eks. i forbindelse med jobsøgning og videre uddannelse, fortæller Anne Marie Dahler, lektor og ph.d ved UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole.

Anne Marie Dahler har forsket i implementering af velfærdsteknologi – og har været med til at udvikle modeller til dokumentation af realkompetencer i regi af Nationalt Videncenter for Realkompetencevurderinger. Anne Marie Dahler har været drivkraft i udviklingen af et evalueringskoncept af on-the job træning, der indgår i DISH-projektet.

Forstå og inddrag de sundhedsprofessionelle som berøres direkte af den nye teknologi

Den tværfaglige gruppe, LUI, skal undersøge om teknologien straks er indlysende for de sundhedsprofessionelle, der skal arbejde med den nye teknologi (slutbrugerne), og kortlægge hvilken værdi teknologien skaber. På den baggrund skal de designe formidlingskommunikation.

Hvis det er klart for alle, hvilken fordel teknologien skaber, bliver det en stærk og drivende faktor under implementeringen. Her kan man med fordel undersøge, om virksomheden har nogle erfaringer, der kan overføres fra tidligere implementeringsprojekter.

Det er også vigtigt, at inddrage det sundhedsprofessionelle team, som skal arbejde med teknologien. Dette kan blandt andet gøres ved at benytte ”shared decission making” metoden.

• Læs også Sådan forbereder du implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren

Det sundhedsprofessionelle team skal blandt andet definere, formulere og dele, hvad succeskriterierne er for implementeringen, så den er kendt af alle.

Det anbefales også, at man diskuterer, hvordan man fremmer en eksplorativ adfærd blandt de sundhedsprofessionelle:

• Hvilke værdier skal fremmes i teamet for at opmuntre til fortsat at afsøge nye anvendelsesmuligheder for teknologien – efter endt implementering?
• Hvordan kan teknologien benyttes i forhold til andre arbejdsgange?

Hold fokus på teknologien

Working Virtual er en rådgivningsvirksomhed, der understøtter implementering af telesundhed. Deres hovedfokus er ikke på teknologien, men på den adfærd, man gerne vil have i en organisation.

– Man udvælger en bruttoliste over beslægtede processer, som man beslutter sig for at arbejde med, fortæller direktør Michael Rønde, Working Virtual;

– Ofte er der allerede er en masse teknologier ude i driften, men ingen ved rigtigt, hvordan det hele virker. Derfor er vores rolle ofte at rydde op i det eksisterende og finde ud af, hvad det er der ”bøvler” og hvad der kan optimeres.

Det er også Michaels Røndes erfaring, at det er en grundlæggende forudsætning, at man får medarbejderne ombord – og at implementeringen og den forandring, der skal skabes, er vigtig og relevant for organisationen. Forandringskommunikation er vigtig.

OM LIU, on-the-job træning og DISH

Sammenhængen mellem det tværfaglige samarbejde i LIU, on-the-job træning og tilhørende evaluering er omdrejningspunktet i det internationale projekt DISH, hvor tre sammenhængende koncepter er i test hos 600 sundhedsprofessionelle fra fem europæiske lande. De danske partnere i projektet er Sygehus Sønderjylland (Region Syd), UCL og Danish Life Science Cluster .

Andre aktiviteter og initiativer omkring implementering af teknologi

• OPIguiden består af værktøjer og cases: fra ide, udvikling, innovation til implementering af sundheds- og velfærdsteknologi.
• Netværket for implementering af videokonsultationer stiller skarpt på de konkrete udfordringer der er i forbindelse med at implementere og skabe gevinst ved implementering af videokonsultationer.
• Det internationale projekt DISH sætter fokus på de manglende kompetencer, der er hos sundhedsprofessionelle, i forhold til anvendelse af de mange digitale løsninger, som kontinuerligt introduceres i sundhedsvæsenet.

Artiklen er del af en artikelserie på otte artikler, som sætter fokus på de afgørende parametre for en succesfuld implementering af sundhedsteknologi.

1. Sådan forbereder du implementering af ny teknologi i sundheds- og plejesektoren
2. Sådan sikrer tværfaglig indsats værdiskabelse ved implementering
3. Din tjekliste til nøgleaktiviteter når du skal implementere
4. Involver nøglemedarbejdere i implementeringsprocessen
5. Har du tildelt de rigtige ressourcer til implementeringsprocessen?
6. Optagelse af ny teknologi – eksperternes tips
7. Multidisciplinært samarbejde er vejen til god implementering
8. Evaluering af implementeringsprocessen og organisering